Le tampon encreur, ce petit accessoire de marquage connu de tous et présent dans toutes les entreprises est tellement ancré dans le quotidien des sociétés qu’il passe presque inaperçu. Mais vous êtes-vous déjà demandé si sa création, sa personnalisation et son utilisation étaient régies par une loi ? S’il faisait l’objet d’obligations ou de règles strictes ? Enfin, est-ce que vous savez quelles sont les informations qu’il doit contenir et s’il a une véritable valeur juridique ? Tout ce que vous devez savoir au sujet du tampon encreur d’entreprise et de la loi qui l’entoure se trouve dans cet article.
Le rôle du tampon encreur dans l’entreprise
Avant de vous faire un petit quid de la loi sur le tampon encreur pour entreprise, il nous paraît important de rappeler son rôle au sein des sociétés. Quels que soient la taille de l’entreprise ou le secteur d’activité dans lequel elle évolue, le tampon encreur est un outil de travail utile et efficace. Il joue tout d’abord un rôle important en interne, où il permet de fluidifier la gestion administrative, ce qui a pour conséquence de rendre plus agréable le quotidien du personnel de l’entreprise. Mais le cachet d’entreprise a aussi et surtout une grande importance en externe, car apposé sur tous les documents tels que les devis, les commandes ou les contrats, c’est lui qui renseigne les clients sur l’entreprise et apporte une certaine crédibilité à leurs yeux. Enfin, étant amené à se retrouver entre les mains de nombreuses personnes, il entre en compte dans la stratégie de communication. S’il est correctement personnalisé et qu’il attire l’attention, il se fera facilement une place dans la mémoire du public, boostant ainsi la notoriété de l’entreprise et favorisant son image de marque.
Est-ce une obligation de créer un cachet d’entreprise ?
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, les sociétés et professionnels indépendants ne sont soumis à aucune obligation pour la création du tampon d’entreprise. En revanche, ils s’entendent à dire que l’utilisation d’un tampon de bureau reste vivement conseillée. Avant tout parce que dans le cas des sociétés physiques, l’apposition de celui-ci peut être demandée par un fournisseur, un prestataire ou même par un établissement bancaire. Mais aussi et surtout parce qu’il permet un gain de temps considérable en interne.
D’autant plus qu’aujourd’hui, les fabricants ne cessent de mettre au point de nouveaux modèles, toujours plus pratiques, rapides et faciles à utiliser. Il existe en effet des tampons encreurs en métal, très solides et capables de résister à un usage intensif ou des mini-tampons parfaitement adaptés aux professionnels nomades comme les taxis, les infirmières libérales ou encore les commerciaux.
Valeur juridique et législation
Le cachet d’entreprise n’a pas de valeur juridique. Il est valable aux yeux de la loi uniquement s’il est accompagné de la signature du propriétaire, lorsque celui-ci est habilité et en mesure d’utiliser le tampon.
En revanche, certains professions ou secteurs d’activité sont soumis à des règles strictes qui les obligent à faire apparaître certaines mentions spécifiques sur leur cachet d’entreprise, faute de quoi des sanctions pour non-respect des règles peuvent être appliquées. C’est par exemple le cas lorsqu’un mandataire-gérant se trouve à la tête d’une société : il devra faire apparaître cette mention sur son tampon encreur. Cela vaut également pour les traducteurs assermentés, qui doivent renseigner la cour d’appel auprès de laquelle il exerce et la mention « Traducteur interprète et les langues en
question ».
Contenu et format du cachet d’entreprise
Hormis les quelques exceptions, la majorité des chefs d’entreprise et des professionnels indépendants sont seuls à décider des mentions qu’ils souhaitent faire apparaître sur leur cachet, ainsi que du format de celui-ci. Cependant, certaines informations sont conseillées afin que le destinataire puisse rapidement identifier l’entreprise en question :
Nom de l’entreprise ou identité complète du professionnel indépendant (dénomination sociale, nom de la marque ou nom commercial) ;
Forme juridique (SARL, SAS, EIRL…) ;
Montant du capital social ;
Adresse du siège social ;
Numéro d’identification (APE, SIRET, SIREN…) ;
Coordonnés complets (téléphone, courrier électronique, site internet, réseaux sociaux…) ;
Numéro de TVA.
En ce qui concerne le format que le professionnel peut choisir, il n’existe pas là non plus d’obligations ni de règles. La plus traditionnelle et classique est la forme rectangulaire, mais rien n’interdit donc de faire le choix de l’originalité et d’opter pour une forme ovale, carrée ou ronde. Il faudra tout de même garder à l’esprit que les informations qui composent le cachet doivent être claires, lisibles et suffisamment aérées pour être agréables à lire. Il est donc conseillé de bien prendre en compte le nombre de lignes du tampon avant de décider du format.
